Atualmente, muitas empresas dos mais variados portes têm grandes dificuldades em emitir determinados tipos de nota fiscal e fazer o devido controle como, por exemplo, emitir uma NF de remessa para conserto. Em vários casos, esse processo pode envolver diversas pessoas, inúmeros departamentos, numerosos custos e exigir tempo de execução.
Estar em dia com as obrigações tributárias é um alívio para o empresário brasileiro. Somente em 2019, o Brasil ficou no topo da lista dos países com a maior alíquota de imposto sobre o lucro das empresas em todo o mundo.
Para se ter uma ideia, a alíquota que incide sobre o lucro das empresas aqui – cobradas em suma pelo Imposto de Renda e pela Contribuição Social sobre o lucro líquido – é de 34%.
Não é de hoje que estamos na nação mais burocrática do universo. Apenas para se ter uma visão geral, as empresas gastam quase duas mil horas e R$ 60 bilhões somente em burocracia tributária todos os anos. No tabelamento burocrático tributário brasileiro estão 63 tributos, 97 obrigações acessórias e 3.790 normas.
Seguir as obrigações legais é importante, sim. O ponto crucial no que diz respeito a esses trâmites é o tempo, e como diz o ditado: tempo é dinheiro. Isso mesmo. Quanto mais tempo se leva para cumprir uma obrigação nacional, mais prejuízo um negócio tem, porque exige mais força-tarefa e produz menos.
Pensando em facilitar esse meio e proporcionar para as empresas com alto nível de governança um ganho de tempo, a SPRO tem desenvolvido sistemas que descomplicam o dia a dia do empreendedor, um exemplo disso são os sistemas de gestão de notas fiscais manuais.
Imagine que você, em sua empresa, precise emitir uma nota fiscal de remessa para conserto onde o material não é um item avaliado no estoque. O processo pode funcionar da seguinte maneira:
Método manual: um funcionário tem que abrir uma solicitação de nota fiscal de remessa -> ele manda para o fiscal uma solicitação via e-mail ou telefone -> o responsável pela área fiscal para todo o trabalho dele para emitir a nota -> esse mesmo responsável manda uma mensagem para a contabilidade fazer o lançamento contábil -> então é feita a movimentação do material no estoque. Nesse procedimento, além de envolver várias pessoas e departamentos, falta governabilidade e falta de rastreabilidade, além, claro, de demandar muito tempo entre uma tramitação e outra.
No modo manual, você pode precisar de vários programas e sistemas como Excel, Word e SAP (J1B1N, F-02, MIGO), o fluxo da informação se dá por e-mail, telefone, boca a boca e necessita de pelo menos três ou quatro pessoas.
Agora imagine que o cotidiano administrativo para emitir uma NF pode ser descomplicado, sendo assim, o processo pode seguir da seguinte forma:
Método simplificado: em um processamento automatizado, essas etapas acima que eram manuais são realizadas de modo automático, a única atividade manual é a abertura da solicitação. A criação da NF, o lançamento contábil, o lançamento no estoque são inteiramente automatizados, ou seja, ao invés de precisar de quatro pessoas, precisa somente de uma, proporcionando uma gestão de estoque muito maior, controle mensal de relatórios, acompanhamento em tempo real do armazenamento de estoque, margem de erro próxima a zero, o custo é menor, evitando também possíveis multas e juros. Exemplificando mais ainda, a área de produção logística solicita a nota fiscal via plataforma SAP, o fluxo acontece automaticamente no próprio sistema, as transações também no SAP (GNF005) e pode envolver apenas uma pessoa.
Dificuldades comuns de mercado
Muitas empresas dos mais diversificados segmentos apresentam dificuldades em desempenhar uma simples emissão da nota fiscal. Citamos como exemplo: o processo de remessas em geral que envolvem consertos, doações, pallets ou vasilhames, corporações que lidam com recebimentos como amostra grátis, testes e embalagens e organizações que fazem movimentações de ativos como transferências e baixas.
Tais operações têm custo elevado e com isso complexidade no controle de processos, como operações não contabilizadas, movimentações de materiais ou ativos não realizadas, várias remessas com retorno em uma única nota fiscal e objeções para justificar direito a crédito de impostos.
Gestão de notas fiscais (GNF): facilidade, rapidez e automação do início ao fim
A gestão de notas fiscais manuais ou writer é feita dentro do sistema SAP. É uma solução alinhada com a legislação brasileira (Sefaz), desenvolvida para automatizar e facilitar as atividades tributárias. Por meio do sistema gerador de notas fiscais da SPRO, é possível configurar a emissão de notas fiscais manuais de remessas, recebimentos e transferências, com geração automática dos documentos dos produtos e dos documentos contábeis, realizando também o controle de retornos pendentes.
Indo muito mais além, com o GNF, é possível obter relatórios gerenciais, controle de prazos de remessas, fluxo de aprovações, contabilização automática, movimentação de estoque instantânea, determinações fiscais já pré-configuradas, rápida implementação e já vem desenvolvido no SAP ERP. Com tudo isso, a empresa tem o acompanhamento do processo do início ao fim, redução do tempo da operação e redução de risco com a integridade da informação lançada.
Grandes empresas já contam com cases de sucesso após implantarem o sistema SAP GNF, como PAM Saint-Gobain, BRF, Novozymes, Zaeli, ABB, C. VALE, Aché, Porto Itapoá, Multilog, Philip Morris, dentre outras grandes marcas.
