A nota fiscal writer está presente em diversas operações fiscais realizadas pelas empresas, seja para efetuar a remessa de um equipamento para conserto, para remeter mercadorias para demonstração ou até mesmo para transferir bens entre filiais ou empresas do mesmo grupo.
Os cenários onde a nota writer é utilizada são variados e significativos para a operação da empresa, mas toda essa diversidade de processos também é acompanhada por outros pontos cruciais nas operações executas pelas notas writer: o processamento manual, a conexão entre as operações e a integridade das informações geradas em cada etapa do processo.
Para exemplificar a complexidade dos processos envolvidos na emissão de uma nota writer, vamos utilizar um caso prático de remessa para demonstração, onde o vendedor envia o seu produto em uma quantidade necessária para que o cliente conheça a mercadoria que deseja adquirir, o qual deverá ser retornado dentro de um prazo especificado pelo regulamento do ICMS para atender ao requisito de suspensão do imposto.
O vendedor, ao desejar enviar o seu produto para demonstração, deverá identificar os códigos dos produtos a serem enviados e solicitar ao departamento fiscal a emissão da nota fiscal que deverá acompanhar o seu produto. Essa solicitação pode ocorrer de diversas formas, sendo basicamente um e-mail, um formulário assinado fisicamente, um telefonema, entre outras alternativas.
O departamento fiscal iniciará a emissão da nota fiscal manual, informando campo a campo os dados necessários para a emissão do documento fiscal, desde o código de material, passando pelos dados para classificar a operação, e até os seus respectivos impostos.
Após a emissão da nota fiscal manual, esta mesma solicitação ainda será repassada a um terceiro estágio: a contabilização a ser realizada pelo departamento contábil. Que por último, enviará a solicitação e sua respectiva nota fiscal para o departamento logístico registrar o movimento do material que está sendo remetido.
Após todo o processamento da remessa, esta operação ainda demandará o controle manual do prazo de retorno deste material, o recebimento da nota fiscal deste retorno, bem como o registro fiscal, contábil e o movimento de material para encerrar o processo da demonstração.
Até aqui, alguns pontos observados acima merecem atenção:
- Diversos colaboradores são envolvidos para executar um único processo;
- Fluxo de informação ocorrendo por diversos meios, demandando repasses entre departamentos;
- Tempo para processamento: quanto mais pessoas envolvidas, maior é o tempo gasto neste processo e maior é o custo para a empresa;
- Riscos tributários: o fiscal realizou o registro da nota fiscal? O contábil realizou os devidos lançamentos contábeis? As informações registradas refletem a integralmente a operação? Existe risco de exposição a fiscalizações?
- Controles paralelos executados manualmente em planilhas: o que foi enviado? Quando foi enviado? Deve retornar? Esta remessa ainda está dentro do prazo de retorno?
- A rastreabilidade e vínculo das operações de remessa demandam tempo para identificação e controles rígidos realizados de forma manual;
- Erros nos registros devido à processos manuais ou a falta dos respectivos registros: por exemplo, a ausência do registro da movimentação dos materiais pode resultar em dados incorretos de estoque disponível.
Observando de toda essa complexidade descrita acima, os primeiros questionamentos que surgem não poderiam ser outros: como minimizar estes riscos, tempo e principalmente custos com a emissão de notas fiscais manuais? É possível automatizar a emissão de notas fiscais writer?
Através deste mesmo questionamento, a SPRO criou o Gestor de Notas Fiscais (SPRO GNF).
O SPRO GNF
O SPRO GNF é uma solução desenvolvida no ERP SAP que automatiza a geração de notas fiscais manuais, criando os documentos contábeis e de movimento de materiais relacionados a operação, bem como executa vínculo entre os processos e permite o controle de retornos e prazos das notas fiscais por meio de relatórios.
Utilizando o critério de cenário e ações, o GNF permite que o usuário configure as suas operações fiscais determinando o processo a ser executado por meio do CENÁRIO e as etapas do processo são realizadas pelas AÇÕES.
Por exemplo, na operação de remessa para demonstração citada acima, a operação fiscal refere-se ao cenário. Já as etapas de remessa para demonstração, denominada como ação principal e o seu referido retorno de demonstração, denominado como ação referenciada, correspondem as ações de movimento dentro do GNF.
A combinação destes dois critérios resulta na criação da solicitação GNF (SGNF), à qual engloba o documento SAP referente a nota fiscal, o documento contábil e o documento de material, se configurados.
Desta forma, além de vincular os processos de remessa e retorno, o GNF permite configurar os critérios fiscais de cada operação, prazo para controle de retorno, fluxos de aprovação, movimentação de estoque, contabilização, retornos múltiplos, bem como permite a criação de documentos utilizando outras SGNFs como modelo e fornece relatórios operacionais e gerenciais para que os usuários possam consultar suas operações e controles de forma prática e objetiva.
Com implementação rápida e simplificada, o GNF é uma solução consolidada no mercado, oferecendo a grandes empresas como ABB, BRF, C.Vale, Coopercitrus, AKER, MAHLE, Novozymes, Multilog e diversas outras, os benefícios da automatização dos processos realizados por notas writer e pode oferecer todos estes benefícios a sua empresa também!
Agende uma demonstração desta solução e entenda como o GNF poderá transformar a sua rotina de emissão de notas manuais em uma rotina mais prática e automatizada. Converse com um especialista: comercial@spro.com.br
Por Jessica de Oliveira de Lima
